Artikelliste aus dem ERP exportieren: Der schnellste Weg zum EUDAMED-Überblick

Ihre Produktdaten liegen längst im ERP-System. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Artikelliste aus Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP Business One exportieren und prüfen, welche Ihrer Produkte noch EUDAMED-Lücken haben.

Warum der ERP-Export der beste Startpunkt ist

Die häufigste Hürde vor der EUDAMED-Registrierung ist banal: Niemand hat eine vollständige Liste aller Produkte mit den relevanten Stammdaten an einem Ort. Dabei existiert diese Liste fast immer schon, nämlich im Warenwirtschafts- oder ERP-System. Artikelnummer, Handelsname, GTIN, Beschreibung und oft auch die Risikoklasse sind dort gepflegt. Ein Export dauert wenige Minuten und ersetzt tagelanges Zusammensuchen aus Katalogen und Excel-Inseln.

Export aus Microsoft Dynamics 365 Business Central

Öffnen Sie die Liste "Artikel" (Suche über die Lupe, Begriff "Artikel"). Blenden Sie über "Ansicht personalisieren" die Spalten ein, die für EUDAMED zählen: Nummer, Beschreibung, GTIN, Herstellernummer und, falls gepflegt, die Produktkategorie. Danach genügt "Seite" und "In Excel öffnen": Business Central erzeugt eine Excel-Datei mit genau den sichtbaren Spalten. Filtern Sie vorher auf Ihre Medizinprodukte, etwa über eine Artikelkategorie, damit keine Handelsware ohne Medizinproduktebezug mitkommt.

Export aus SAP Business One

In SAP Business One führt der Weg über die Artikelstammdaten. Am schnellsten geht es mit einer Abfrage: "Extras", "Abfragen", "Abfragegenerator" auf die Tabelle OITM, mit den Feldern ItemCode, ItemName, CodeBars (GTIN) und FirmCode. Das Ergebnis exportieren Sie über das Excel-Symbol. Alternativ öffnen Sie die Artikelliste, blenden die gewünschten Spalten über die Formulareinstellungen ein und nutzen den Standard-Export nach Excel.

Diese Spalten braucht der Ready-Check

Für einen aussagekräftigen Abgleich reichen wenige Spalten: Handelsname, Artikelnummer oder Modell, GTIN (falls vorhanden), eine kurze Produktbeschreibung und, wenn gepflegt, Risikoklasse und EMDN-Code. Fehlt etwas davon, ist das kein Hindernis: Genau solche Lücken sichtbar zu machen ist der Zweck der Prüfung. Deutsche, englische und türkische Spaltennamen werden erkannt, ebenso die technischen Feldschlüssel der Medregia-Musterdatei.

Von der Exportdatei zum Ergebnis

Laden Sie die exportierte Datei (CSV oder Excel) in den Ready-Check auf medregia.eu. Die Prüfung läuft ohne Konto: Sie sehen sofort, welche ausgewählten Spalten erkannt wurden und aus welcher Spalte jedes Feld gelesen wurde, wie viele Zeilen je Feld einen Wert haben, ob angegebene EMDN-Codes in der hinterlegten Nomenklatur stehen, ob Risikoklassen in einem lesbaren Format angegeben sind und ob UDI-DI oder GTIN doppelt vorkommen. Die Prüfung der Risikoklasse ist eine Formatprüfung, keine fachliche Plausibilitätsprüfung; die Einordnung Ihrer Rolle, Fristen und Risikoklassen gehört zur fachlichen Prüfung. Das Ergebnis erscheint direkt auf der Seite, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail.

Ein Hinweis zu Sets und Zusammenstellungen

Enthält Ihre Artikelliste Sets, Koffer oder Kits, etwa Verbandkästen nach DIN 13157: Solche Zusammenstellungen können Systeme oder Behandlungseinheiten nach Artikel 22 MDR sein. Dann registriert der Zusammensteller das System oder die Behandlungseinheit mit eigener Basic UDI-DI; die enthaltenen Produkte registrieren deren Hersteller. Kennzeichnen Sie solche Artikel im Export, dann lässt sich die Abgrenzung sauber prüfen.

Was nach dem Überblick kommt

Aus dem Ready-Check-Ergebnis entsteht eine klare Arbeitsliste: Produkte ohne Lücken, Produkte mit wenigen fehlenden Angaben und Kandidaten für die fachliche Klärung. Für die eigentliche Registrierung bereitet Medregia je Produkt einen Datensatz mit Quellen auf. Die fachliche Prüfung übernimmt Ihr RA-Team, Ihr Berater oder eine im Angebot benannte Fachperson; eingereicht wird erst nach Ihrer dokumentierten Freigabe als Hersteller, in Ihrem eigenen EUDAMED-Konto. Den verbindlichen Festpreis nennen wir nach Sichtung Ihrer Produktliste; was nach der Registrierung geschieht, klären wir gesondert.

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung; er ist keine regulatorische Freigabe. Microsoft Dynamics 365 Business Central und SAP Business One sind Marken der jeweiligen Inhaber; Menüpfade können je nach Version abweichen. Stand: Juli 2026, Leistungsbeschreibung am 26. Oktober 2026 und Ready-Check-Beschreibung am 27. Oktober 2026 angeglichen.